社内の効率化・簡素化を行おうと思えば、まず業務フローを作成されることをおすすめいたします。ただし、いろんな業務フローの作り方があります。ただ業務フローを作るだけでなく、そこから効率化・簡素化へと導かないと意味がないです。現在の自社の業務の流れをもう一度整理することをおすすめいたします。

まず最初に各部署の業務の洗い出しを行うことが大事です。どのような流れになっているのか、他の部署の方にも見ていただいてチェック・確認が必要です。
できれば時系列に、1カ月の業務内容を洗い出しされてみてはと思います。そうすると、月末や月初に業務が集中しているとか、締め日に業務が収集している
というようなことが見えてきます。

特に経理の方の仕事というのは、請求書の発行という業務があるため、締め日の前日に仕事が集中します。それを軽減するためには、全社員が伝票を早く処理することが大事です。そのようなルールを業務フローを活用して作って行くことです。

一部の方に多大な負担がかからないように、出来る限り個人で処理するようにされた方が良いです。営業の方も仕事を取って来られるのは良いことですが、その後の処理をすべて経理の方や営業補助業務の方に頼っていては仕事が見えてこないと思います。

取って来た仕事は最後まで処理するというルールがあっても良いのではと思います。

もう一つ、業務フローを活用する点で大事なことがあります。それは、全体の流れを把握するのではなく、問題となっているものを取り上げて、それを中心に業務フローを作って行くという手法です。

例えば、「請求発行までの流れ」のようなものです。仕事を取って来て、業務が完了し、上長確認の後、経理の方が請求書を発行されると思いますが、その流れを記入しチェックするということです。請求書の発行が早くなれば、少しでも資金繰りは改善されます。締め日を過ぎて、業務完了書が上がって来ないようにするためにはどうすれば良いのか、皆で考えられてはいかがでしょうか？

特にこの伝票や帳票類の流れについての再チェックが大事です。ここにメスを入れると社内の効率化・簡素化が図れます。

業務フローは作成するのが面倒ですが、一度作り上げてそこから改善を図ると楽です。見えていなかったもの、知らなかったものがわかってきます。それに他部署の方の仕事の仕方や良くない点もわかります。

現状の業務をこなしながら、このような会社にプラスになることを皆で協力して改善して行かないと会社はよくなりません。伸びている会社というのは、表向きの売上数値や営業数値だけでなく、このような取り組みを当たり前のように繰り返されています。

是非、業務フローを使って社内を強くする運動を始められてはと思います。

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